Birlik Encümen toplantımız 22 Aralık 2009 Salı günü Gümüşhane Belediye Meclis toplantı salonunda yapıldı. Encümen toplantısına Birlik Başkanı ve Trabzon Belediye Başkanı Dr. Orhan F. GÜMRÜKÇÜOĞLU, Birlik Genel Sekreteri Halil MEMİŞ ile encümen üyeleri, Gümüşhane Belediye Başkanı Mustafa CANLI, Akçaabat Belediye Başkanı Şefik TÜRKMEN, Yomra Belediye Başkanı İbrahim SAĞIROĞLU, Ardeşen Belediye Başkanı Mümtaz SİNAN, Görele Belediye Başkanı Ertuğrul MELİKOĞLU, Meydancık Belediye Başkanı Nihat ACAR ve Oymalıtepe Belediye Başkanı Metin ŞAHİN katıldı.

Birlik Genel Sekreteri Halil MEMİŞ tarafından gündemde yer alan hususlara ilişkin ön çalışmalar ile ilgili verilen bilgilerden sonra gündem maddelerinin görüşülmesine geçildi. Birlik Başkanı ve diğer üyelerin değerlendirmeleri sonucunda aşağıdaki kararlar alındı.
 30 Ocak 2010 tarihinde Trabzon da belediyelerimizin mali kaynaklarının artırılması, mali ve alt yapı sorunlarının tartışılacağı bir panel düzenlenmesi kararlaştırıldı. Panele bazı bakanlar, milletvekilleri, merkezi idareden bürokratlar, üniversitelerden öğretim üyeleri, çeşitli sivil toplum örgütü yöneticileri, iş adamları, belediye çalışanlarının katılması kararlaştırıldı. Ayrıca panelde, panelist olarak, bazı bölge belediye başkanları, merkezi idareden çeşitli bürokratlar, üniversiteden bir öğretim görevlisi, bölge kamu kurumlarından ilgili idarecilerin katılması yönünde karar alındı.
Doğu Karadeniz Belediyeler Birliği tarafından hazırlattırılarak, belediyelerimize dağıtılmak üzere “Zabıta Mevzuatı El Kitabı” bastırılması kararı alındı.
Ayrıca üye belediye personellerinden bir proje grubu oluşturularak, belediyelerimizin ulusal ve uluslar arası hibe, fon ve kredi imkanlarından daha fazla faydalanmaları kararlaştırıldı. Oluşturulacak bu proje grubu sadece kendi belediyelerine değil tüm bölge belediyelerimizin çalışmalarına katkı vermesi yönünde fikir birliğine varıldı.
Yeni açıklanan AB hibe fonlarından yararlanmak üzere Birliğimizce bir hibe başvurusu yapılması yönünde karar alındı.
Toplantı sonrasında Birlik Başkanı Dr. Orhan F. GÜMRÜKÇÜOĞLU tarafından Mustafa CANLI’ya günün hatırası olarak, el yapımı Trabzon el sanatları ürünü bir hediye takdim edildi.
Toplantı sonrası Birlik Encümen üyeleri toplu olarak Gümüşhane Valisi Sayın Enver SALİHOĞLU’nu makamında ziyaret etti.